Les compétences d’une Assistante de Direction

Le rôle d’une Assistante de Direction est d’optimiser l’interface relationnelle et organisationnelle du Dirigeant ou de l’équipe qu’elle assiste.
Pour ce faire, elle va bien sûr s’appuyer sur des compétences techniques qu’elle doit absolument parfaitement maîtriser dans l’exercice de son métier, dont notamment :

Maîtriser la micro-informatique et notamment le Pack Office

Cela dit, plus la structure est grande et l’Assistante proche de la Direction Générale, moins elle sera amenée à utiliser ces outils dans leurs fonctions avancées. En effet, les tableaux croisés dynamiques sur Excel et les présentations évoluées sur PowerPoint sont dans ces environnements souvent réalisés à des niveaux hiérarchiques inférieurs. L’Assistante n’aura alors souvent sur ce plan, qu’un rôle de compilation de données et d’harmonisation des présentations.

Connaître les langues étrangères

En la matière, un excellent niveau d’anglais sans autres connaissances dans d’autres langues étrangères est plus recherché qu’un niveau moyen en anglais, complété par la maîtrise tout aussi moyenne d’autres langues.
Cela dit, l’anglais est aujourd’hui un prérequis à l’embauche, et il n’est pas certain, contrairement à ce qui est indiqué sur les annonces, que le poste garantisse l’opportunité d’une utilisation intensive, voire simplement courante de la langue.
Les employeurs vous répondront que même s’il est peu utilisé, il doit être parfait lorsque c’est le cas…

Etre irréprochable en français

En tant que représentante de son dirigeant ou de son équipe, tant en interne qu’en externe, l’Assistante est aussi leur ambassadrice.
A ce titre, elle se doit d’avoir des compétences fortes et de donner une image d’excellence dans sa communication orale et écrite, ce qui suppose une parfaite maîtrise de la langue française, un rédactionnel parfaitement adapté aux contextes et aux niveaux des interlocuteurs, ainsi, au risque de paraitre « old school », qu’une orthographe irréprochable !

Si le fait de posséder les compétences évoquées ci-dessus, est certes nécessaire, c’est aussi largement insuffisant pour garantir une collaboration réussie et pérenne. En effet, au-delà de la partie technique, c’est la personnalité qui souvent fait la différence.

Posséder les nombreuses qualités personnelles attendues dans la profession d’Assistante

Le principal est souvent ailleurs ! Il réside dans les qualités psychologiques (la liste des qualités indispensables à l’exercice de cette profession est longue : rigueur, loyauté, diplomatie, sans froid, proactivité, discrétion…) et l’adéquation de la personnalité de l’Assistante avec le fonctionnement de son dirigeant ou la culture de l’entreprise.

Ces qualités qui peuvent paraître à première vue contradictoires, doivent effectivement être à la hauteur du positionnement et des enjeux du poste.

S’il ne devait y en avoir que deux, ce serait sans nul doute le sens du service, qui a lui seul induit tellement d’autres choses, et la discrétion.

On peut évidemment ajouter :

  • Esprit concret et pragmatique ancré dans le présent mais avec une grande capacité d’anticipation.
  • Aisance relationnelle mais discrétion.
  • Capacité à créer du lien, tout en gardant ses distances.
  • Calme et posée, mais réactive et proactive.
  • Sens de l’humour mais sérieux et rigueur.
  • Diplomatie, mais autorité naturelle.
  • Distance mais empathie…

Si la liste des qualités indispensables à l’exercice de cette profession qu’est l’Assistanat de Direction est longue, l’adéquation de la personnalité de l’Assistante avec le fonctionnement de son dirigeant ou la culture de l’entreprise en est la clé de voûte.