Le rôle d’un assistant de Direction consiste à optimiser l’interface relationnelle et organisationnelle du dirigeant ou de l’équipe qu’il assiste. Aussi, son réseau est-il un outil important de son efficacité qu’il doit fidéliser et développer.
Il doit en outre posséder un savoir et un savoir-faire associés à des qualités personnelles largement sollicitées au quotidien : disponibilité, diplomatie, intelligence des situations, anticipation…
Au plan technique, la maîtrise des outils micro-informatiques et de travail collaboratif est bien sûr essentielle, mais pas seulement.
Utiliser les outils bureautiques, notamment le Pack Office
Outre Outlook qui est l’outil de base des assistants, ils doivent également, selon les structures et les modes de fonctionnement des dirigeants, être à l’aise avec les outils de production de documents, comme la suite Office, Word pour le traitement de texte, Excel pour la création de tableaux ainsi parfois qu’avec des outils plus spécifiques métiers, de communication ou de gestion de projets plus pointus.
L’utilisation des outils bureautiques dépend aussi de la position de l’assistant dans l’entreprise. Plus l’assistant est proche de la Présidence et de la Direction Générale, moins il sera amené à utiliser ces outils dans ses fonctions au quotidien, ces tâches étant la plupart du temps réalisées à des niveaux N-1 ou N-2.
Connaître les langues étrangères
Aujourd’hui, viser une carrière vraiment intéressante sans la maîtrise de la langue anglaise s’avère difficile en général et quasi impossible au sein des grands groupes pour les assistants.
Un excellent niveau d’anglais sans autres connaissances dans d’autres langues étrangères est de loin préférable à un niveau moyen en anglais, complété par la maîtrise tout aussi moyenne d’autres langues.
L’anglais est en effet quasiment aujourd’hui un prérequis à l’embauche, même si au quotidien, l’opportunité d’une utilisation intensive de cette langue ne soit pas garantie.
Posséder un niveau de français irréprochable
En tant que représentant de son dirigeant ou de son équipe, tant en interne qu’en externe, l’assistant est aussi leur ambassadeur.
A ce titre, il se doit d’optimiser cette représentation, notamment dans tous les échanges écrits ou oraux dont il est à l’origine. Des compétences évoluées en matière de communication orale et écrite sont ainsi indispensables. Il doit en effet avoir le ton et le style pour s’adresser à tous niveaux d’interlocuteurs, quel que soit le contexte. La rigueur orthographique n’est pas ici un luxe, mais un incontournable prérequis.
Être un communicant efficace
Lorsque l’on sait quoi dire ou quoi écrire, encore faut-il savoir quand, comment, à qui et adapter en fonction sa communication qu’elle soit orale ou écrite. L’assistant est de fait un vecteur primordial de communication.
Si le fait de posséder les compétences évoquées ci-dessus est certes nécessaire, ça n’est pourtant pas suffisant pour garantir une collaboration réussie et pérenne. En effet le principal est souvent ailleurs ! Il réside dans les qualités psychologiques (la liste des qualités indispensables à l’exercice de cette profession est longue : rigueur, loyauté, diplomatie, sans froid, proactivité, discrétion…) et dans l’adéquation de la personnalité de l’assistant avec le fonctionnement de son dirigeant ou la culture de l’entreprise.
Pourtant, si seulement deux qualités devaient être citées, nous trouverions sans nul doute le sens du service, qui a lui seul induit tellement d’autres choses, et la discrétion.
On peut évidemment et sans problème allonger la liste :
- Esprit concret et pragmatique ancré dans le présent mais avec une grande capacité d’anticipation.
- Aisance relationnelle mais discrétion.
- Capacité à créer du lien, tout en gardant ses distances.
- Calme, mais réactivité et proactivité.
- Sens de l’humour mais sérieux et rigueur.
- Diplomatie, mais autorité naturelle.
- Distance mais empathie…
Quelle formation et comment devenir assistant de direction ?
Auparavant le diplôme roi pour exercer ce métier était le BTS Assistanat de Direction ou Assistanat bi/trilingue. Rares étaient les personnes ayant suivi une autre voie.
Aujourd’hui, est-ce dû à la baisse du niveau global de formation ? les candidats qui parviennent au plus haut niveau de la fonction, le font avec un parcours académique tout autre.
Il n’est pas rare en effet de trouver des titulaires de BAC + 3, 4, voire 5. Peu importe le domaine d’ailleurs : gestion, langues, juridique… le principal est de miser sur une population possédant un bon niveau général, agile, prompte à prendre de la hauteur et à comprendre les enjeux.
Les titulaires d’un BAC Pro ou d’un BTS ont bien sûr aussi leur place dans la fonction, mais intègrent l’entreprise plutôt au niveau des services : commercial, ADV, administratif… A eux de prouver leur efficacité et leur professionnalisme pour booster leur carrière.