Que représente le métier d’assistant de direction ?

Un assistant de direction est souvent considéré comme le bras droit d’un dirigeant comprenant souvent le support à son équipe. Il exerce ainsi une fonction de soutien précieux, d’interface relationnelle et organisationnelle en interne comme en externe.

Où exerce un assistant de direction ?

Un assistant de direction peut exercer dans tous types d’entreprises en termes de taille comme de secteur. Ainsi, TPE, PME/PMI, ETI ou grandes entreprises sont concernées, ainsi que tous les secteurs de la vie économique et sociale, les collectivités sociales, les associations ou les établissements publics compris. Au niveau de son poste de travail, l’assistant de direction est la plupart du temps sédentaire même si des déplacements occasionnels sont possibles (pour accompagner le dirigeant sur des déplacements professionnels par exemple).

Quelles sont les principales qualités à posséder pour prétendre au métier d’assistant de direction ?

Les qualités nécessaires pour accomplir ce métier sont nombreuses. Il ne s’agit donc pas d’êtres exhaustifs, mais de citer dans un ordre arbitraire les éléments primordiaux qui font l’essence même de cette fonction complexe.

Aisance relationnelle et grande agilité dans le traitement de l’information

L’Assistant est bien souvent la courroie de communication de son ou de ses supérieurs.

A ce titre il doit pouvoir s’adresser à tous niveaux d’interlocuteurs, trouver le bon moment et le bon ton pour le faire. Il doit savoir tisser des liens et les entretenir, notamment mais pas exclusivement, avec ses pairs, c’est-à-dire les Assistants des personnes avec lesquelles son Directeur est amené à échanger, en interne comme en externe. Grace à ce réseau précieux, il pourra obtenir davantage d’informations et ce plus rapidement.

Par ailleurs, si les NTIC simplifient énormément la vie des Assistants, elles amènent aussi leur lot de désagréments. Les informations qui arrivent quotidiennement sont toujours plus nombreuses et appellent un traitement de plus en plus rapide. Pour répondre au défi, il faut avoir un œil avisé, une bonne connaissance des dossiers en cours et des priorités comme de réelles facultés de synthèse.

Sang-froid, adaptabilité et capacité à trouver rapidement des solutions

Aucune journée ne se ressemble et lorsqu’une Assistant arrive à son poste de travail le matin avec sa « to do list », il ne sait pas ce qui l’attend !

Il y a toujours plus urgent que l’urgent et dans ces cas de tension, où il faut défaire ce que l’on a mis tant de temps à mettre en place avec une grand minutie, il ne faut pas paniquer. Le sang-froid est effectivement une qualité essentielle.

Parallèlement il faut être prompt à trouver des solutions en s’adaptant aux contraintes, aux personnalités et aux objectifs. La débrouillardise et la créativité feront le reste.

Organisation et rigueur

L’improvisation n’empêche cependant pas l’organisation et la rigueur, piliers de la fiabilité sur lesquels le Dirigeant a besoin de s’appuyer pour se consacrer sereinement au développement de ses affaires.

Sens du service, discrétion et diplomatie

Le métier d’Assistant ne peut se concevoir sans un sens du service développé. C’est une fonction de coulisse, où loin des projecteurs, il doit avoir tout prévu, tout anticipé.

Généralement au fait d’informations sensibles, il doit conserver une grande discrétion et trouver l’équilibre délicat entre se montrer agréable avec tout le monde et ne rien divulguer. Alors qu’il est très sollicité, cette posture demande, outre loyauté et droiture morale, quelques sacrifices comme par exemple ne pas partager systématiquement ses déjeuners avec les autres à la cantine !

Diplomate, il doit également avec habileté et adresse savoir positionner le curseur pour s’affirmer sans s’imposer et obtenir les informations dont il a besoin pour développer ses contacts et faire aboutir ses dossiers.

Autorité naturelle alliée à une indispensable souplesse

Cela ne se fera pas sans une certaine autorité naturelle, une autorité de compétences qui exclut l’autoritarisme. L’Assistant représente son Dirigeant et doit être au niveau de cette représentation, savoir relancer, refuser, voire exiger pour in fine obtenir ce dont son Dirigeant a besoin.

Une main de fer dans un gant de velours en somme !

Bonne humeur naturelle en toutes circonstances

A ce niveau hiérarchique, la pression et les enjeux qui pèsent sur les décideurs sont énormes. Ils sont impatients, toujours exigeants et souvent avares en compliments. Quand, au prix d’un énorme investissement personnel et d’actions qui relèvent parfois de l’exploit, les assistants réussissent à obtenir ce qui a été demandé, ils n’ont pas toujours au bout, la reconnaissance qu’ils sont légitimement en droit d’attendre. Il est vain et générateur de frustrations pour eux de rester dans cette attente.

De même, pour ne pas ajouter à la pression, il faut qu’ils sachent laisser leurs problèmes personnels à la maison et afficher, autant que faire se peut en toutes circonstances, une humeur égale de nature à apaiser. Les Dirigeants ont besoin d’être rassurés…

Plus facile à dire qu’à faire J

Anticipation, sens de l’analyse et de la synthèse

Agilité, proactivité, hauteur de vue, autant de qualités nécessaires pour que l’Assistant puisse valablement anticiper et ainsi gagner un temps précieux. Cette anticipation est d’autant plus aisée lorsque le binôme Assistant/Dirigeant fonctionne bien et se connait bien.

L’Assistant saura ainsi clairement ce qu’il doit prioriser. Son sens de l’analyse et de la synthèse fera ensuite le reste pour lui permettre d’identifier les urgences, repérer les points de blocage et mettre en place rapidement des solutions correctives.

Bien d’autres qualités pourraient être mentionnées et développées. La fonction d’Assistant est une fonction dont la complexité est souvent proportionnelle à l’intérêt et ceux qui y consacrent leur vie professionnelle et parfois davantage, ne s’imaginent la plupart de temps, pas faire autre chose.

Quelles sont les missions d’un assistant de direction ?

La principale mission d’un assistant de direction est de faciliter le quotidien d’un dirigeant en fluidifiant son temps et ses contacts, on trouvera donc notamment :

Préparation de la logistique d’évènements professionnels (organisation de déplacements, de rendez-vous professionnels et de réunions)
Accueil physique et téléphonique des clients et visiteurs
Rédaction et diffusion de comptes-rendus de réunions
Gestion d’agendas
Suivi de courriers et courriels
Préparation de dossiers, suivi de projets
Gestion des notes de frais
Mise en forme d’éléments de suivi (tableaux de bords, reporting)
Etc …

Quelles sont les compétences attendues d’un assistant de direction ?

Les principales compétences requises sont :

Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel), logiciels de gestion interne et outils de travail collaboratif, éventuellement ERP ou CRM
Excellentes capacités rédactionnelles et fiabilité orthographique
Pratique d’un anglais courant tant à l’oral qu’à l’écrit
Connaissances en gestion administrative et gestion de projets
Connaissances en gestion budgétaire et bases financières
Connaissances juridiques
Maîtrise des méthodes de classement, d’archivage et des techniques de numérisation
Organisation d’événements (réunions, salons, séminaires, conférences, web conférences)

Quelle formation pour devenir assistant de direction ?

Il existe a priori différentes formations pour devenir assistant de direction, du Bac au BTS, formations qui s’effectuent en initiale ou en alternance.

Bac Pro en gestion et administration
Bac Technologique en Sciences technologies du management et de la gestion
BTS Gestion PME
BTS Assistant Manager
DUT Gestion administrative et commerciale

Cela dit, le niveau attendu est souvent plus exigeant et de nombreux dirigeants n’hésitent pas à recruter leur plus proche collaborateur au niveau Bac +3, 4 voire 5 en langues, lettres, gestion, ou droit par exemple.

La discipline a en fait peu d’importance, c’est la garantie d’un niveau général qui est recherchée, une qualité d’interface, une hauteur de vue et une agilité intellectuelle, une faculté à trouver rapidement, dans des fonctionnements de plus en plus complexes, des solutions efficaces.

Quels sont les différents métiers qui constituent la fonction assistanat ?

Expert de la fonction « Assistanat », nous connaissons parfaitement le contenu de tous les postes qui composent ce métier pluriel et qui requièrent tous un niveau d’excellence dans le recrutement.

Assistant de Direction classique

Il travaille auprès de Présidents, de Directeurs Généraux ou de membres du Comité de Direction de grandes structures. Il maîtrise généralement parfaitement l’anglais, voire d’autres langues. Son rôle d’interface organisationnelle et relationnelle est essentiel. Confidentialité, rigueur et fiabilité, sens du service et aisance relationnelle sont les prérequis principaux pour réussir dans cette fonction qui peut en outre comporter une partie d’Assistanat Privé.

Assistant de Direction opérationnel

Il évolue dans une structure plus petite ou dans une Division ou un Département de grande société et peut ainsi, parallèlement à la partie classique de sa fonction, avoir l’opportunité de gérer en propre certains dossiers de nature variée (déménagements, évènements particuliers, suivi de prestataires…).

Assistant Spécialisé

Il travaille au sein d’une direction fonctionnelle ou opérationnelle et sa mission consiste à assurer, parallèlement au secrétariat classique, le suivi et la gestion des dossiers spécifiques inhérents à l’activité de sa Direction (RH, juridique, achats, marketing…).

Assistant Polyvalent ou Office Manager

Auprès d’un dirigeant d’ETI, PME/PMI ou TPE, d’un Directeur de Division, de Département ou de Centre de Profit, il gère tous les problèmes matériels et assure des fonctions tant administratives qu’opérationnelles, dans un rôle global d’office management pour les postes les plus évolués.
Dans ce cas, sa mission se situe entre celle d’un Assistant opérationnel de haut niveau et celle d’un Responsable Administratif ou d’un Secrétaire Général.

Assistant Personnel

Il suit les affaires privées d’une personnalité du monde économique, politique ou médiatique. Il est à ce titre très proche de son cercle intime et sa discrétion, comme sa fiabilité arrivent en tête des nombreuses autres qualités requises.

Assistant Junior

Il seconde un assistant confirmé lorsque le poste de ce dernier est trop lourd ou implique des débordements horaires trop importants ou trop fréquents. Son potentiel d’évolution justifie l’investissement nécessaire pour sa formation.

Cette typologie de l’assistanat, loin d’être figée, doit être appréhendée de manière souple et mobile, la frontière entre les missions décrites étant souvent poreuse, impactée par le contexte et l’environnement lors du recrutement comme par la culture et l’histoire de la structure qui recrute.

Si quelles que soient ses missions, les nouvelles technologies lui font indéniablement gagner du temps, l’Assistant peut ainsi de plus en plus reporter son attention sur des missions à forte valeur ajoutée. Il devient chef de projet et outre ses nombreuses qualités personnelles : réactivité, aisance relationnelle, sens du service, discrétion, disponibilité, il devra peut-être à l’avenir, ajouter des compétences plus poussées en audit et analyse de données ou juridique par exemple…