« Notre démarche vous offre la garantie d’une collaboration réussie et pérenne »
Tout le processus engagé et les garanties prises visent à optimiser le recrutement de votre assistante
Cinq étapes séparent notre premier contact de l’intégration de l’Assistante que vous aurez finalement retenue, étapes au cours desquelles nous veillons à la plus étroite adéquation entre les candidatures présentées et votre besoin.
Définition du profil à recruter
Un entretien approfondi et confiant avec les Dirigeants ou les Responsables des Ressources Humaines et quand cela est possible avec l’Assistante de Direction en poste à remplacer, nous permet d’appréhender le poste et son contexte dans leur globalité. Les éléments techniques, relationnels et humains constitutifs du profil de la personne recherchée sont ainsi pris en compte pour le recrutement de votre Assistante.
L’historique du poste, ses possibilités d’évolution, son niveau de responsabilités et de rémunération sont en outre des thèmes abordés, permettant d’établir un cahier des charges très précis.
Sélection des candidatures
Les candidatures sont recherchées en priorité dans notre base de données interne et exclusive. Les données dont nous disposons dans ce fichier (6.000 noms actifs à ce jour) résultent de plusieurs mois, voire de plusieurs années de suivi des assistantes. Toute intégration dans celle-ci repose sur un premier entretien au cours duquel nous étudions a priori et sans proposition de poste à ce stade, les motivations et les points forts de nos candidates, avec lesquelles nous entretenons ensuite des contacts réguliers.
Une procédure de sélection informatisée de la base permet une identification rapide des assistantes que nous convoquons pour une présentation du poste.
Ce premier axe de recherche peut être complété par une annonce sur un support adapté, si nécessaire.
En fonction du profil d’assistante recherché, nous pouvons également opter pour de la « chasse » pure. Technique réservée aux postes les plus pointus, permettant de toucher des candidates « inaccessibles » avec d’autres méthodes. Dans cette hypothèse, notre base de données sert de base de Sourcing. Nous allons ainsi nous appuyer sur des Assistantes connues et référencées pour atteindre celles que nous ne connaissons pas encore, mais qui répondent aux attentes qui sont les vôtres.
Tests des candidates retenues
Les candidates motivées et possédant dans l’absolu les qualités personnelles et techniques pour le poste d’assistante ouvert sont testées en orthographe/rédactionnel, informatique, langues…
Des tests de personnalité viennent compléter les tests techniques et des graphologies individuelles ou de compatibilité peuvent également être proposées. Une prise de référence systématique vient à l’appui des éléments ci-dessus.
Présentation des candidates au client recruteur
Nous sommes ainsi en mesure de présenter 4 à 5 dossiers utiles, d’Assistantes motivées, informées et rigoureusement sélectionnées en fonction des exigences du poste et de son contexte.
Une seconde présentation peut être nécessaire, affinée à la lueur du résultat de la première, la recherche ne s’arrêtant que sur la décision du recruteur d’intégrer une des candidates présentées.
Suivi de l’intégration et garantie de la prestation
Une fois la décision d’embauche prise et la candidate en poste, nous suivons l’intégration par des points réguliers à 1 mois, 3 mois, 6 mois et 1 an, tant auprès de la candidate que du recruteur.
Dans l’hypothèse où la candidate retenue ne restait pas dans le poste, de son fait ou à l’initiative de la structure, nous garantissons la reprise de la recherche sur une période déterminée contractuellement, tenant compte de l’enjeu du poste.
Le contexte du recrutement
Parce que le contexte dans lequel intervient le recrutement impacte ce dernier, nous savons en tenir compte.
Recrutement lié à une création de poste
Les structures se développent, de nouveaux dirigeants les rejoignent. SEREF Consultants sait identifier les candidates qui auront la capacité d’initier outils et procédures, d’être force de proposition pour accompagner valablement la structure et son essor, ou tout simplement s’adapter à un nouveau manager et à ses habitudes de travail.
Recrutement lié au départ de l’assistante titulaire du poste
Les départs, que ce soit pour rejoindre une autre structure ou en raison de la retraite, émaillent la vie des entreprises et les postes d’Assistantes de Direction n’y échappent pas. Véritables mémoires de l’entreprise, ces personnes ont su pendant des années être indispensables et ont par ailleurs su instaurer un mode de collaboration auquel le dirigeant est attaché. Dans ce cas, SEREF Consultants veille à proposer le poste à une assistante capable de s’adapter au contexte et à même d’assurer la fonction dans sa continuité.
Recrutement géré en interne par l’entreprise
Certaines entreprises souhaitent garder la maîtrise de leurs recrutements d’Assistantes, tout en sollicitant un avis d’expert. Nous nous voyons alors confier la « short list » de candidates sur laquelle, la partie technique ayant été validée en amont, il nous appartiendra d’étudier l’adéquation Dirigeant / Culture Entreprise / Assistante. L’objectif principal est de déterminer quelle candidate aura le plus d’atouts pour réussir son intégration dans la structure et auprès du Dirigeant ou de l’équipe.
Recrutement pour pallier les absences ou les surcharges d’activité de l’Assistante titulaire
Les dirigeants sont exigeants et veulent garder le fonctionnement auquel ils sont attachés. La solution de l’intérim ne répond pas forcément à cette problématique. SEREF Consultants peut recruter une Assistante qui s’engage alors à remplacer la titulaire du poste durant toutes ses absences ou à la seconder en cas de surcharge et ce, sur la durée. De cette manière, le Dirigeant, attaché aux notions de confidentialité et légitimement assez réticent à accorder sa confiance aux personnes de passage, n’aura, outre son assistante attitrée, qu’une seule autre interlocutrice elle-même familiarisée avec sa personnalité et ses méthodes de travail.
5 bonnes raisons de nous confier vos recrutements d’Assistantes
1. Gagner du temps : Lorsque nous lançons une recherche d’assistante, nous n’avons pas à attendre le retour hypothétique d’une annonce pour démarrer le processus puisque nous pouvons immédiatement, en fonction des critères requis, faire une sélection dans notre base de données et contacter les candidates correspondantes.
2. Identifier immédiatement les candidatures utiles : Les candidates de notre base ayant été reçues en premier lieu sans proposition de poste à la clé, nous possédons les informations objectives quant à leurs motivations, non biaisées par un souhait légitime de vouloir coller à la demande.
3. Garantir l’exhaustivité et la transparence des informations données : Tant dans la description du poste qui sera faite aux candidates sélectionnées que dans la présentation des Assistantes retenues à l’entreprise, nous veillons à être totalement exhaustifs et transparents pour éviter les mauvaises surprises et déconvenues d’un côté comme de l’autre.
4. Présenter les « bonnes » candidates : Celles dont les compétences techniques auront été testées et la motivation ainsi que la personnalité validées en regard du poste et de son contexte. Le Dirigeant pourra alors recruter l’assistante de son choix en se basant sur ses propres critères, parfois plus subjectifs.
5. Sécuriser la prise de décision par une période de garantie suffisamment longue : Cette dernière, toujours supérieure à la période d’essai, dépend des caractéristiques spécifiques du poste et de la complexité du contexte.
Ils nous ont déjà fait confiance :
Dans l’Industrie : ALSTOM, CURVER (groupe KETTER), GENERAL ELECTRIC, INERGY,MAPA SPONTEX, MAUREL et PROM, NEXTER Systems, RENAULT, REYDEL AUTOMOTIVE, VOLVO,…
Dans la Pharmacie/Médical : BOEHRINGER, IPSEN, MEDTRONIC, PFIZER,…
Dans le Luxe : CARTIER, GUY DEGRENNE, LVMH, HOTEL DE CRILLON, LE RITZ, …
Dans la Banque/Assurance : AXA, CNP Assurances, CREDIT AGRICOLE, …
Dans le Conseil : CAP GEMINI, DELOITTE, AT KEARNEY, McKINSEY,…