Une fonction plurielle exigeante
La structure dans laquelle vous évoluez, sa culture, au même titre que la personnalité du ou des dirigeants auprès desquels vous exercez ont une importance capitale dans la définition de cette fonction plurielle. Il s’agit dans tous les cas d’une fonction de back-Office et d’interface, dans laquelle l’organisationnel et le relationnel ont un rôle prédominant.
Dans sa version plus opérationnelle, viendront compléter les tâches dites classiques, une participation à la réponse aux appels d’offres par exemple, des missions entrant dans le champ de l’ADV, du juridique ou des RH… dans une proportion variable et avec un niveau d’autonomie également variable.
On peut généralement distinguer (avec des frontières très poreuses) dans cette fonction :
- L’Assistanat classique CLevel (COMEX, CODIR)
- L’Assistanat de Département/Division généralement plus opérationnel, susceptible de comprendre de la gestion de projets
- L’Assistanat spécialisé : RH-Marketing-Juridique…
- L’Assistanat d’équipe
- L’Assistanat polyvalent – l’Office Management
Quelle que soit la catégorie dans laquelle on se trouve, les qualités requises pour assurer cette fonction sont nombreuses et exigeantes :
- Rigueur et fiabilité mais adaptabilité
- Discrétion et diplomatie, mais certaine autorité naturelle
- Curiosité, polyvalence et autonomie
L’assistanat de direction : une fonction en évolution
A l’instar de bien d’autres fonctions, l’Assistanat de Direction a connu une évolution importante et rapide au cours de la dernière décennie.
L’évolution des profils :
°) L’évolution des formations
Désormais, le diplôme roi que constituait le BTS Assistanat de Direction n’est plus majoritaire chez les personnes qui assurent la fonction. On trouve en effet de plus en plus de BAC + 3, 4, voire 5, ce qui témoigne de la hausse du niveau attendu.
°) L’évolution des attentes
L’Assistant suit des dossiers et des projets de plus en plus complexes, avec une autonomie accrue. Son niveau d’interaction s’est considérablement déployé en direction d’interlocuteurs internes et externe
L’évolution de l’environnement de travail :
°) Les NTIC comme les divers outils de travail collaboratif ont bouleversé le quotidien des Assistants en entrainant un réel gain de temps sur les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée et ce malgré la masse d’informations de plus en plus importante et complexe à gérer (mails), avec des délais de réponse attendus de plus en plus courts.
°) Le télétravail s’est désormais largement invité dans l’agenda, modifiant la relation au travail.
°) Les postes en one to one, voire en one to two sont de plus en plus rares, au profit des assistanats d’équipes.
°) Les Directeurs et managers sont de plus en plus autonomes, ce qui, après une première impression de proximité dégradée, amène les Assistants à proposer et mettre en place une autre forme de collaboration qui se révèlera in fine plus riche et plus évoluée.
Une fonction avec de réelles perspectives
De manière générale, dans les facteurs de satisfaction au travail des Assistants, on trouve :
- La variété des tâches, la polyvalence
- La dimension relationnelle, les contacts
- L’autonomie et le degré d’implication possible, l’opportunité de suivre un dossier ou un sujet de bout en bout, en en maîtrisant les tenants et aboutissants.
L’évolution de la fonction peut prendre une forme verticale, lorsqu’elle est liée au domaine dans lequel on évolue, en cherchant à y aiguiser une expertise par le biais de formations par exemple. Elle peut aussi prendre une forme transversale en tant que réponse à l’évolution de l’environnement de travail et notamment des outils de travail collaboratif et du numérique et elle s’entend alors à tous niveaux de la fonction.
Les tâches répétitives à faible valeur ajoutée sont facilement automatisées. Le temps et l’énergie ainsi libérés peuvent potentiellement permettre à l’Assistant de gagner en efficacité et de se consacrer à des missions plus complexes. Si le changement n’est pas subi mais que l’Assistant adopte une réelle posture d’acteur à même de créer des opportunités, sa sphère d’intervention et d’interaction peut s’élargir et il peut avoir avec l’aide des outils, un rôle de coordination facilité, en interne comme en externe.
- Accès plus rapide aux informations
- Davantage au fait du contenu des dossiers
- Rôle de gestion de l’information, de facilitateur avisé, d’analyse/synthèse et de tri
Outre l’utilisation d’outils facilitateurs qui existent dans leur version sur mesure dans certaines grandes entreprises ou sur le marché, tels que Trello (gestion de projets), Dashlane (gestion de mots de passe), Evenbrite (gestion d’événements) ou Canevas (réalisation de documents) ; le développement du numérique et du digital entraine le développement de certaines compétences dont l’Assistant pourra enrichir sa fiche de fonction après d’éventuelles formations.
- Utilisation optimale des outils de travail collaboratif
- Usage des réseaux sociaux « Community Management »
- Internet, Intranet, blogs, newsletters numériques
- IA
Autant d’outils désormais incontournables qui requièrent des connaissances pointues à réactualiser régulièrement… pourquoi pas par les Assistants ? Pour relever ce défi, l’Assistant devra développer des qualités essentielles :
- Interactivité
- Proactivité
- Agilité
- Anticipation/Discernement
Ainsi, la transformation numérique des entreprises est intimement liée à l’évolution de la fonction d’Assistanat et se nourrissent l’une l’autre. Si le micro-ordinateur a transformé le secrétariat en assistanat, le numérique peut poursuivre la transformation en faisant de l’Assistant, un réel collaborateur, un ambassadeur, tourné vers la gestion de projets.
Et dans 10 ans ?
On peut parier sur la poursuite de l’évolution du métier. L’Assistant qui aura su prendre le virage sera un véritable coordinateur, à même de gérer les interactions d’une organisation, de mettre en relation et de piloter des projets avec un leadership certain.