Pourquoi une assistante de direction doit être formée au pack office ?

Aujourd’hui, moult outils technologiques nous permettent, dans la sphère professionnelle, d’optimiser notre organisation en gagnant du temps et parmi eux, le Pack Office  occupe une place indéniablement privilégiée chez les Assistantes comme dans bien d’autres professions.

  • Outlook pour gérer les messageries, envoyer des invitations, organiser des réunions…
  • Word pour réaliser rapidement des documents bien présentés, automatiser les mises en pages, créer des modèles et formulaires, créer des mailings ciblés, Insérer des liens hypertextes …
  • Excel pour organiser les données et automatiser les tableaux, optimiser la gestion des budgets, tenir des plannings (projets, congés, formation…), représenter visuellement des chiffres avec un graphique…
  • PowerPoint pour créer des présentations percutantes, importer des tableaux et graphiques Excel, insérer et retravailler des images et schémas, personnaliser l’animation pour dynamiser un diaporama.
  • Access pour créer et gérer des bases de données, ajouter de nouvelles données à une base existante, modifier des données existantes, supprimer des d’informations, organiser et afficher des données de différentes façons, partager des données avec des tiers via des états, des messages électroniques, un intranet ou l’Internet.

En effet, quelle assistante pourrait aujourd’hui se passer de ces outils, même si à l’évidence, toutes n’utilisent pas le Pack avec la même fréquence ou le même niveau de complexité.

Une utilisation basique du Pack Office

Ainsi, les assistantes accompagnant les membres dirigeants de grands groupes n’utilisent souvent que très peu les fonctionnalités avancées du Pack Office. Passant énormément de temps à gérer des agendas extrêmement complexes et à organiser des réunions internationales, leur outil de prédilection reste Outlook. Elles utilisent Word bien sûr pour les courriers, mais généralement beaucoup moins PowerPoint ou Excel.

En effet, plus les structures sont importantes, plus les présentations PowerPoint sont  réalisées à des niveaux N-1 ou N- 2, le rôle de l’assistante consistant seulement à les récupérer et les harmoniser pour en optimiser l’esthétique.

Excel arrive en dernière place dans cette catégorie d’assistantes qui ne l’utilise que dans ses fonctions basiques, pour suivre des budgets par exemple.

Access est quant à lui la plupart de temps méconnu.

Pack office

Des outils centraux dans l’assistanat spécialisé

Il en va tout à fait différemment dans les structures plus petites dans lesquelles les équipes sont moins nombreuses et les assistantes ont donc souvent un rôle plus opérationnel et polyvalent.

Moins dans l’interface fonctionnelle, elles doivent produire des documents, créer des outils pour optimiser des suivis, mettre en place des reporting, chiffrer des solutions… et se servent,  pour ce faire du Pack Office dans ses fonctions plus complexes.

Mais c’est certainement dans la catégorie de l’assistanat spécialisé que les intéressées utilisent le Pack Office dans ses fonctionnalités les plus avancées.

Si les assistantes Commerciales, Marketing, Ressources Humaines ou Gestion/Finance par exemple, ont certes une partie d’assistanat classique, elles ont également une partie métier qui requiert une aisance particulière dans le maniement du Pack Office.

Les assistantes commerciales et Gestion/Finance vont devoir utiliser Excel de manière poussée et intensive par exemple, pendant que celles du Marketing et de la Communication privilégieront l’outil PowerPoint.

Cela dit, au-delà de ces catégories un peu schématiques, la culture de l’entreprise, celle de ses dirigeants ainsi que l’appétence naturelle des assistantes en matière d’outils informatiques (que l’on peut aussi rapprocher des tranches d’âge), participent de la plus ou moins bonne utilisation du Pack Office…

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