7 qualités primordiales d’une bonne Assistante

L’Assistante possède un rôle clé au sein de l’entreprise, la chose n’est plus à démontrer.

Sous l’autorité de son ou de ses  supérieurs hiérarchiques, elle gère les agendas, filtre les appels, trie les mails et le courrier, rédige des notes, assure l’interface relationnelle et organisationnelle, élabore des présentations PowerPoint, suit des budgets, etc.  Autant de  tâches totalement indispensables pour assurer  le bon fonctionnement de la structure qui l’emploie et l’efficacité de ses Dirigeants.

Les qualités nécessaires pour accomplir ce « métier d’équilibriste »sont nombreuses. Il ne s’agit donc pas d’êtres exhaustifs, mais de citer dans un ordre arbitraire les éléments primordiaux qui font l’essence même de cette fonction aussi difficile qu’exaltante.

Aisance relationnelle et grande agilité dans le traitement de l’information

L’Assistante est bien souvent la courroie de communication de son ou de ses supérieurs.

A ce titre elle doit pouvoir s’adresser à tous niveaux d’interlocuteurs, trouver le bon moment et le bon ton pour le faire. Elle doit savoir tisser des liens et les entretenir, notamment mais pas exclusivement,  avec ses pairs, c’est-à-dire les Assistantes des personnes avec lesquelles son Directeur est amené à échanger, en interne comme en externe. Grace à ce réseau précieux, elle pourra obtenir davantage d’informations et ce plus rapidement.

Par ailleurs, si les NTIC simplifient énormément la vie des Assistantes, elles amènent aussi leur lot de désagréments. Les informations qui arrivent quotidiennement sont toujours  plus nombreuses et appellent un traitement de plus en plus rapide. Pour répondre au défi, il faut avoir un œil avisé, une bonne connaissance des dossiers en cours et des priorités comme de réelles facultés de synthèse.

Sang-froid, adaptabilité et capacité à trouver rapidement des solutions

Aucune journée ne se ressemble et lorsqu’une Assistante arrive à son poste de travail le matin avec sa « to do list », elle ne sait pas ce qui l’attend !

Il y a toujours plus urgent que l’urgent et dans ces cas de tension, où il faut défaire ce que l’on a mis tant de temps à mettre en place avec une grand minutie, il ne faut pas paniquer. Le sang-froid est effectivement une qualité essentielle.

Parallèlement il faut être prompt à trouver des solutions en s’adaptant aux contraintes, aux personnalités et aux objectifs. La débrouillardise et la créativité feront le reste.

Organisation et rigueur

L’improvisation n’empêche cependant pas l’organisation et la rigueur, piliers de la fiabilité sur lesquels le Dirigeant a besoin de s’appuyer pour se consacrer sereinement au développement de ses affaires.

une assistante de direction organisée

Sens du service, discrétion et diplomatie

Le métier d’Assistante ne peut se concevoir sans un sens du service développé. C’est une fonction de coulisse, où loin des projecteurs, elle doit avoir tout prévu, tout anticipé.

Généralement au fait d’informations sensibles, elle doit conserver une grande discrétion et trouver l’équilibre délicat entre se montrer agréable avec tout le monde et ne  rien divulguer. Alors qu’elle est très sollicitée, cette posture demande, outre loyauté et droiture morale, quelques sacrifices comme par exemple ne pas partager systématiquement ses déjeuners avec les autres à la cantine !

Diplomate, elle doit également avec habileté et adresse savoir positionner le curseur pour s’affirmer sans s’imposer et obtenir les informations dont elle a besoin pour développer ses contacts  et faire aboutir ses dossiers.

Autorité naturelle alliée à une indispensable souplesse

Cela ne se fera pas sans une certaine autorité naturelle, une autorité de compétences qui exclut l’autoritarisme. L’Assistante représente son Dirigeant et doit être au niveau de cette représentation, savoir relancer, refuser, voire exiger  pour in fine obtenir ce dont son Dirigeant a besoin.

Une main de fer dans un gant de velours en somme !

Bonne humeur naturelle en toutes circonstances

A ce niveau hiérarchique, la pression et les enjeux qui pèsent sur les décideurs sont énormes. Ils sont  impatients, toujours exigeants et souvent avares en compliments. Quand,  au prix d’un énorme investissement personnel et d’actions qui relèvent parfois de l’exploit, les assistantes réussissent à  obtenir ce qui a été demandé, elles n’ont pas toujours au bout, la reconnaissance qu’elles sont légitimement en droit d’attendre. Il est vain et générateur de frustrations pour elles de rester dans cette attente.

assistante de bonne humeur

De même, pour ne pas ajouter à la pression, il faut qu’elles sachent laisser leurs problèmes personnels à la maison et afficher, autant que faire se peut en toutes circonstances, une humeur égale de nature à apaiser. Les Dirigeants ont besoin d’être rassurés…

Plus facile à dire qu’à faire.

Anticipation, sens de l’analyse et de la synthèse

Agilité, proactivité, hauteur de vue, autant de qualités nécessaires pour que l’Assistante puisse valablement anticiper et ainsi gagner un temps précieux. Cette anticipation est d’autant plus aisée lorsque le binôme Assistante/Dirigeant fonctionne bien et se connait bien.

L’Assistante saura ainsi clairement ce qu’elle doit prioriser. Son sens de l’analyse et de la synthèse fera ensuite le reste pour lui permettre d’identifier les urgences, repérer les points de blocage et mettre en place rapidement des solutions correctives.

Bien d’autres qualités pourraient être mentionnées et développées. La fonction d’Assistante est une fonction dont la complexité est souvent proportionnelle à l’intérêt et celles qui y consacrent leur vie professionnelle et parfois davantage, ne s’imaginent la plupart de temps, pas faire autre chose.

Elles affirment en effet aimer leur métier malgré les contraintes qui y sont rattachées…

 

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