Le Dirigeant et son Assistant(e) de direction représentent un binôme complémentaire qui joue un rôle important dans le bon déroulement et le développement des activités d’une entreprise.
Pour optimiser la plus-value d’une collaboration, cette dernière doit être harmonieuse, synonyme de sérénité pour le Dirigeant et de motivation pour l’Assistant(e). Pour parvenir à cette « harmonie », socle du cercle vertueux de la collaboration, certaines recommandations pourraient vous être utiles.
Bien définir la feuille de route de chacun
Après un légitime effort d’intégration pour connaitre mieux la société et ses acteurs, s’approprier son vocabulaire et ses codes, il est primordial, pour partir du bon pied dans une collaboration, d’être au clair avec le rôle de chacun.
Pour le métier d’Assistant(e), il est effectivement extrêmement important de savoir ce qui est attendu, comment le dirigeant fonctionne, quelle zone d’autonomie laisse-t-il, que met-il derrière le terme « délégation », quel est son style de management et de communication, quelles relations entretient-il avec ses paires, ses supérieurs et ses collaborateurs par exemple. Une période d’observation s’impose, avant un éventuel ajustement pour parvenir doucement à un rythme de croisière.
De son côté, le Dirigeant doit autant que faire se peut, savoir ce que fait son Assistant(e) et quel temps lui prennent les tâches déléguées. C’est le bon sens, mais c’est pourtant rarement le cas !
Un profil de poste détaillé et validé par les deux parties est ainsi le premier outil nécessaire (même s’il n’est pas suffisant), c’est le terreau qui va favoriser le développement d’une collaboration harmonieuse et durable entre un Dirigeant et son Assistant(e).
Une fois cette première feuille de route entérinée d’un côté comme de l’autre, les choses ne sont bien évidemment pas figées. Le binôme devra s’imposer des points réguliers pour faire évoluer la collaboration en fonction de la confiance qui s’est installée, de l’appétence et des compétences que l’Assistant(e) aura démontrées pour tel ou tel sujet par exemple. En fonction de ces données, la zone d’autonomie et le niveau de délégation peuvent bien sûr varier.
Notre cabinet de recrutement assistanat haut niveau vous guidera à bien définir la feuille de route pour que dès la phase de recrutement.
Bâtir la collaboration sur un respect mutuel
L’exigence n’exclue pas le respect, élément clé pour établir et développer des relations de confiance efficaces et durables. Sans respect mutuel, sans la considération que l’un doit à l’autre, il n’y a pas de motivation, pas de liens privilégiés susceptibles de se tisser et donc une collaboration à minima.
Il faut être honnête, lorsqu’il y a une carence de respect, c’est généralement le fait des Dirigeants.
Ces derniers, sur lesquels pèsent d’énormes responsabilités doivent souvent résister à un niveau de pression très important. Si certains gèrent correctement ce poids, d’autres y parviennent beaucoup moins bien et la/le plus proche collaboratrice/teur, en première ligne, au lieu d’être la/le confident(e) et l’allié(e) devient l’exutoire d’une colère rentrée. Dans les cas extrêmes, plus de retenue, plus de respect…
Il est difficile en face pour l’Assitant(e) d’adopter la bonne posture et les conseils sont délicats à promulguer. Quelques éléments néanmoins : Primo, ne perdez pas la confiance que vous avez en vous-même, vous n’y êtes pour rien et secundo, sachez être ferme et imposer des limites à ne pas dépasser.
Instaurer et développer un climat de confiance réciproque
Ce second niveau implique bien évidemment que le respect mutuel est acquis !
La confiance est un élément indispensable pour la sérénité de toute relation humaine. Entre le Manager et son Assistant(e), sans confiance, la collaboration n’est tout simplement pas possible. On ne peut en effet envisager une délégation sans confiance et sans délégation, pas d’autonomie !
Les tâches sont alors confiées au fur et à mesure, sans vue d’ensemble et sans représenter une plus-value importante, le tout dans une atmosphère de vérification systématique. Il est impossible de bâtir une collaboration fructueuse dans ces conditions et les bons éléments finissent toujours par partir…
Dans le modèle d’une relation de confiance au contraire, le Dirigeant donnera à l’Assistant(e) tous les moyens de le décharger valablement, de manière à ce qu’il puisse se concentrer sur son cœur de métier. Ce couple professionnel finit par se comprendre à demi-mots et la confiance devient le ciment d’une efficacité redoutable et souvent très pérenne.
Favoriser une bonne communication et une bonne circulation des informations
La confiance s’appuie à son tour sur une transparence maximale de la communication dans ce couple professionnel. L’Assistant(e) a un rôle primordial dans cette bonne circulation de l’information. Elle/Il est en effet « les yeux et les oreilles » de son Dirigeant et à ce titre doit savoir l’alerter quand c’est nécessaire.
Une communication de qualité au sein du binôme, permet par ailleurs de garantir une interprétation commune des événements et donc une bonne compréhension des actions à mener. Ce qui une fois encore, facilite l’autonomie de l’Assistant(e) et la sérénité du Dirigeant.
Bien gérer les éventuelles divergences pour éviter les conflits
Cela dit, la vie n’est pas un long fleuve tranquille 🙂 Et même quand tous les marqueurs sont au vert, la collaboration entre un Dirigeant et son Assistant(e) de direction, peut connaître des moments plus difficiles. Un différend peut s’installer et quand cela arrive, la communication dont nous parlions plus haut peut sauver la mise et éviter le conflit larvé.
L’Assistant(e) devra trouver le bon moment, le bon ton et les bons arguments pour défendre sa vision des choses, ce qui implique une intervention réfléchie et positive en excluant les manifestations de colère non argumentées.
De son côté, le manager doit être capable de faire preuve d’écoute, d’objectivité et d’humilité. Une disposition d’esprit facilitée par la relation de confiance évoquée plus haut. Des solutions correctives et constructives pourront alors être trouvées ensemble.
Vous l’aurez compris, il n’est pas aisé de bâtir une relation professionnelle de qualité dans laquelle si on a la main sur certains leviers, d’autres nous échappent totalement, que l’on soit Dirigeant ou Assistant(e). Il faut pour se donner un maximum de chances, se choisir mutuellement (ce qui n’est pas toujours possible), apprendre à se connaitre et poser sans griller les étapes, les jalons d’une collaboration gagnant/gagnant.