Assistante de direction à Paris

Le métier d’Assistante de Direction, une dénomination réductrice pour une réalité plurielle

Cette fonction transverse existe quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise et quelle que soit sa taille mais avec des contenus différents. Nous pouvons retrouver sous l’appelation « d’assistant de direction à Paris » différents postes.

L’assistante classique de membres de Comité de Direction de grandes entreprises

L’Assistante travaille auprès de Présidents, de Directeurs Généraux ou de membres du Comité de Direction. Confidentialité, rigueur et fiabilité, sens du service et aisance relationnelle sont les prérequis principaux pour réussir dans cette fonction qui peut en outre comporter une partie d’Assistanat Privé.

L’Assistante Personnelle

L’assistante particulière suit les affaires privées d’une personnalité du monde économique, politique ou médiatique. Elle est à ce titre très proche de son cercle intime et sa discrétion, ainsi que sa fiabilité arrivent en tête des nombreuses autres qualités requises.

L’Assistante de Direction opérationnelle

L’assistant de direction évolue dans une structure plus petite ou dans une Division ou un Département de grande société et peut ainsi, parallèlement à la partie classique de sa fonction, avoir l’opportunité de gérer en propre certains dossiers de nature variée (déménagements, évènements particuliers, suivi de prestataires…).

L’Assistante Spécialisée

Elle travaille au sein d’une direction fonctionnelle ou opérationnelle et sa mission consiste à assurer, parallèlement au secrétariat classique, le suivi et la gestion des dossiers spécifiques inhérents à l’activité de sa Direction (RH, juridique, achats, marketing..).

L’Assistante Polyvalente ou l’Office Manager

Auprès d’un dirigeant d’ETI, PME/PMI ou TPE, d’un Directeur de Division, de Département ou de Centre de Profit, elle gère tous les problèmes matériels et assure des fonctions tant administratives qu’opérationnelles, dans un rôle global d’office management pour les postes les plus évolués.

Dans ce cas, sa mission se situe entre celle d’une Assistante opérationnelle de haut niveau et celle d’un Responsable Administratif ou d’un Secrétaire Général.

L’Assistante Junior 

Elle seconde une assistante confirmée lorsque le poste de cette dernière est trop lourd ou implique des débordements horaires trop importants ou trop fréquents. Son potentiel d’évolution justifie l’investissement nécessaire pour sa formation.

 

Cette typologie de l’assistanat, loin d’être figée, doit être appréhendée de manière souple et mobile, la frontière entre les missions décrites  étant souvent poreuse, impactée par le contexte et l’environnement lors du recrutement comme par la culture et l’histoire de la structure qui recrute.

Par ailleurs, cette classification qui fait intervenir la taille de la structure est aussi le reflet d’une répartition géographique dans la mesure où les postes relevant de la première et la seconde catégorie sont essentiellement des postes parisiens.

Les particularités de l’Assistanat à Paris

De par leur positionnement et leur environnement ces derniers présentent de fortes particularités. En tant que cabinet spécialisé à Paris, nous les définissons ainsi :

 

• Les assistantes concernées partagent leur quotidien avec les Dirigeants des grands groupes installés à Paris et dont elles assurent l’interface relationnelle et organisationnelle. A ce titre, la gestion d’agendas hyper complexes et mouvants ou l’organisation de réunions peuvent occuper jusqu’à 80% de leur temps. Elles n’ont que peu de dossiers opérationnels à gérer mais assurent la bonne circulation de l’information dans un contexte particulièrement exigeant.

 

• Une autre conséquence de ce positionnement concerne l’amplitude horaire qu’il requiert et qui doit souvent être calée sur celle des dirigeants, ou en tous cas permettre un fonctionnement harmonieux. Si l’on rajoute à cette amplitude le temps de transport lieu de travail /domicile qui est en région parisienne souvent plus long et pénible qu’il ne l’est en province, on comprendra aisément que ces postes s’adressent à des candidates disponibles, qui ont su anticiper tout problème personnel.

 

• Sur le plan technique, la maîtrise de l’anglais, voire d’autres langues est un élément capital alors que la maîtrise experte des logiciels l’est moins, ces travaux étant la plupart du temps réalisés au niveau N-1 ou N-2.

 

• Les qualités personnelles attendues sont à la hauteur du positionnement et des enjeux de ces postes très parisiens.

Postes de l’ombre, ils sollicitent un nombre important de qualités qui peuvent paraitre souvent contradictoires.

Mais s’il ne devait y avoir que deux critères, je retiendrais le sens du service, qui a lui seul induit tellement d’autres choses, et la discrétion.

On peut ajouter :

1. Esprit concret et pragmatique avec grande capacité d’anticipation.
2. Aisance relationnelle mais discrétion.
3. Capacité à créer du lien, tout en gardant ses distances.
4. Calme et posée, mais réactive et proactive.
5. Sens de l’humour mais sérieux et rigueur.
6. Diplomatie, mais autorité naturelle.
7. Distance mais empathie.

Bref, le mouton à 5 pattes !

• Il est évident qu’avec ces contraintes et ce niveau d’exigence, le salaire de ces assistantes peut être assez élevé. D’autant qu’il faut prendre en compte le coût de la vie parisienne (logement, transports) où ces postes, on l’a vu, sont principalement basés.