Comment procède un cabinet de recrutement d’assistantes de haut niveau ?

Une assistante de haut niveau occupe une place centrale au sein de l’entreprise, que cette dernière soit importante ou qu’elle soit de taille plus modeste.

Recruter une assistante de direction pour une grande entreprise

Au sein d’une grande entreprise, on trouve l’assistante de haut niveau aux côtés du Président, du ou des Directeurs Généraux et plus globalement auprès des membres du Comité de Direction.
Son rôle de proximité dans un poste souvent en binôme ou pour une équipe réduite de dirigeants (2 ou 3), consiste à assurer l’interface relationnelle et organisationnelle du ou des dirigeants assistés.
C’est l’assistante ou l’attachée de direction, peu importe le terme employé, qui garantit l’efficacité et la fluidité de leurs journées par une organisation minutieuse et ingénieuse des RDV, réunions ou déplacements. C’est elle encore qui, par la qualité de ses contacts, est garante de l’image tant interne qu’externe des Dirigeants qu’elle représente. Bien peu de mots pour rendre compte de la complexité et de l’ampleur de la tâche.
Les qualités requises sont nombreuses :

  • sens du service,
  • discrétion,
  • discernement,
  • qualités relationnelles,
  • rigueur,
  • loyauté,
  • autorité naturelle, mais diplomatie,
  • hauteur de vue…

Il n’est parfois pas exagéré de parler de « mouton à 5 pattes ».

Recruter une assistante pour une petite entreprise

Au sein des entreprises plus petites, l’assistante de haut niveau a un rôle plus opérationnel et fonctionne souvent en mode projets. Elle est responsabilisée sur des dossiers particuliers qu’elle doit faire avancer et aboutir en toute autonomie. La dénomination d’Office Manager est de plus en plus utilisée pour décrire cette fonction polyvalente et à responsabilités de « chef d’orchestre » .
La aussi, la liste des qualités requises est longue :

  • sens des responsabilités,
  • proactivité,
  • dynamisme et débrouillardise,
  • sens de la négociation,
  • capacité à manager,
  • polyvalence,
  • culture économique…

Le cabinet de recrutement et son service sur-mesure

Dans un cas comme dans l’autre, un cabinet de recrutement spécialisé apportera à l’entreprise qui a un besoin, outre un nombre de candidats potentiels plus important, un service plus pointu, sur mesure.

En effet, compte tenu du fait que tous les recrutements menés relèvent de la fonction assistanat et que son vivier est constitué de ce seul profil, le cabinet de recrutement spécialisé va pousser ses analyses plus loin et mener des investigations plus pointues pour optimiser l’adéquation entre le candidat retenu, son savoir-faire, son savoir-être et le besoin de l’entreprise, son évolution prévisible et sa culture.
Les tests pratiqués sont souvent plus complets et surtout plus proches de la réalité terrain. La candidate qui a les compétences informatiques les plus poussées n’est peut-être pas la bonne !

Ainsi si la mesure des compétences techniques permettant de valider la prise de poste à un instant I est nécessaire, elle n’est pour autant pas suffisante pour garantir la pérennité du recrutement.
L’analyse approfondie des éléments de personnalité et de culture, plus complexe, permet quant à elle de minimiser les erreurs de recrutement qui ont des conséquences coûteuses et fâcheuses pour les entreprises.

Ainsi, confier son recrutement d’assistante à un cabinet de recrutement spécialisé permet d’identifier non seulement l’assistante qui possède les compétences requises (linguistiques, informatiques…), mais également celle qui aura le plus de chance de s’épanouir dans le poste en regard de la culture d’entreprise et de la personnalité de ses dirigeants.
Et la plupart du temps lorsque l’assistante est satisfaite de son poste et de son entreprise, le dirigeant l’est également…

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