Le métier d’office manager, dont le terme nous vient tout droit des pays anglo-saxons, encore peu répandu il y a seulement une décennie, fait aujourd’hui partie des postes couramment ouverts, comme en témoignent les annonces en ligne.
On le trouve généralement dans les petites ou moyennes entreprises qui ne possèdent pas encore un organigramme très développé. Directement rattaché à la Direction, il a un rôle aussi polyvalent qu’opérationnel visant à garantir le bon fonctionnement global de la structure, rôle dont les contours sont intimement liés à l’organisation de cette dernière et à son stade de développement.
Pour mieux appréhender cette fonction, nous en détaillerons :
- le rôle et les missions,
- nous nous intéresserons ensuite aux qualités et aux compétences nécessaires pour l’exercer,
- puis aux formations et modes d’accès,
- pour terminer sur la question de la rémunération.
Office Manager, rôle et missions
Comme on l’a vu plus haut, c’est dans les sociétés à taille humaine que cette fonction est la plus présente, c’est là que ces multi-casquettes ou couteaux suisses, trouvent la sphère d’intervention à leur mesure, avec un large panel de missions.
Outre la bonne tenue des bureaux, son rôle transverse, sollicitant des compétences généralistes, consiste à assurer la coordination entre la Direction, l’ensemble des salariés et les interlocuteurs externes.
Aussi, les missions de l’Office manager s’articulent autour de plusieurs piliers modulables selon les besoins de l’entreprise et son stade de développement :
- Assistanat classique pour la Direction : gestion d’agendas, planification de réunions, organisation de RDV et déplacements, …
- Gestion des services généraux : gestion des stocks et commande de fournitures, gestion des contrats avec les prestataires, gestion des parcs téléphonie, IT et auto, suivi des assurances et des baux, …
- Administration du personnel et le support RH : collecte des éléments de paie, relais social, suivi des recrutements et de l’onboarding, suivi des formations, …
- Comptabilité et finance : gestion des factures et des paiements, suivi du budget et optimisation des coûts, interface avec le cabinet comptable, …
Evènementiel et communication : organisation et coordination des événements internes et externes, animation des réseaux sociaux et du site internet de la société…
Office Manager, qualités et compétences requises
Acteur incontournable de la coordination de l’entreprise, l’Office Manager devra déployer, eu égard à la diversité de ses responsabilités, une large palette de soft skills (compétences comportementales) dont notamment :
- Sens de l’organisation et de l’anticipation : pour pouvoir gérer la multitude de missions confiées,
- Sens de la confidentialité : pour préserver la confidentialité des données sensibles auxquelles il aura accès dans le cadre de ses missions,
- Gestion des priorités : pour gérer de manière optimale les urgences,
- Aisance relationnelleet sens de la communication : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs de tous niveaux,
- Autorité naturelle et capacité à savoir dire non : pour pouvoir manager le cas échéant des équipes et ne pas se laisser déborder par les sollicitations,
- Capacité à trouver des solutions, agilité, pro activité : pour dénouer rapidement les éventuels problèmes,
- Autonomie et polyvalence : pour faire face à la diversité des sujets de manière efficace et responsable.
Au-delà de ces compétences personnelles, l’Office manager devra bien évidemment maîtriser les différentes applications bureautiques, CRM ou outils internes de gestion et outils de travail collaboratif tels que par exemple Office 365, SAGE, SharePoint, Teams, Zoom, etc.
Au sein de structures internationales, la maîtrise de l’anglais sera indispensable pour effectuer un travail de coordination avec les clients et les collaborateurs présents dans différents pays.
Amené à rédiger de manière autonome et en situation de représenter sa structure dans ses écrits, il devra posséder de réelles qualités rédactionnelles ainsi qu’une bonne fiabilité orthographique.
Il devra en outre avoir le sens des chiffres et des données chiffrées.
Enfin, un bon Office manager devra se tenir informé sur les dernières innovations et informations en lien avec son champ d’action : outils digitaux, droit du travail, gestion comptable des sociétés, etc.
Office Management, les formations adaptées :
Pendant longtemps, il n’y avait pas de parcours type pour devenir Office manager. Les candidats pouvaient aussi bien venir d’un BTS Assistanat, Assistant manager ou Gestion PME/PMI (Bac +2) que d’études supérieures plus généralistes (universités, écoles de commerce/gestion).
Aujourd’hui, des écoles supérieures surfent sur la vague afin de professionnaliser la fonction en développant notamment un Mastère Office Manager (Bac +5) où le Droit, la Finance et les Ressources Humaines sont abordés en profondeur par des professionnels du domaine. En termes d’écoles spécialisées sur la formation des Offices managers, on peut citer l’Académie des Office Managers.
Néanmoins, les principales compétences de ce métier s’acquièrent avec l’expérience, sur le terrain. Aussi, une formation en alternance ou en apprentissage est à privilégier afin d’acquérir rapidement les connaissances, ainsi que les savoir-faire spécifiques nécessaires à l’exercice de ce métier.
Les salaires proposés :
Assez parisien et francilien dans un premier temps, le poste d’Office Manager existe aujourd’hui également largement en province, avec des différences de contenu et de salaire en fonction des localisations.
Cela dit, en moyenne, un Office manager junior pourra prétendre à un salaire compris entre 30 K€ et 35 K€ bruts annuels tandis qu’un profil plus expérimenté verra facilement sa rémunération comprise entre 45 K€ et 50 K€ bruts annuels, voire davantage dans des structures internationales ou dans des secteurs particuliers plus rémunérateurs (conseil ou finance par exemple).