L’Assistante de Direction possède un rôle clé au sein de l’entreprise, la chose n’est plus à démontrer.
Sous l’autorité de son ou de ses supérieurs hiérarchiques, elle gère les agendas, filtre les appels, trie les mails et le courrier, rédige des notes, assure l’interface relationnelle et organisationnelle, élabore des présentations PowerPoint, suit des budgets, etc. Autant de tâches totalement indispensables pour assurer le bon fonctionnement de la structure qui l’emploie et l’efficacité de ses Dirigeants.
Les qualités nécessaires pour accomplir ce « métier d’équilibriste » sont nombreuses. Il ne s’agit donc pas d’êtres exhaustifs, mais de citer dans un ordre arbitraire les éléments primordiaux qui font l’essence même de la fonction d’assistanat aussi difficile qu’exaltante.
Aisance relationnelle et grande agilité dans le traitement de l’information
L’Assistante de Direction est bien souvent la courroie de communication de son ou de ses supérieurs. C’est une qualité indispensable qu’elle doit avoir.
A ce titre, elle doit pouvoir s’adresser à tous niveaux d’interlocuteurs dans l’entreprise, trouver le bon moment et le bon ton pour le faire. Elle doit savoir tisser des liens et les entretenir, notamment avec les dirigeants, les salariés et les autres Assistantes des personnes avec lesquelles son Directeur est amené à échanger, en interne comme en externe. Grace à ce réseau précieux, elle pourra obtenir davantage d’informations et ce plus rapidement pour être plus efficace dans son travail.
Par ailleurs, si les NTIC simplifient énormément la vie des Assistantes, elles amènent aussi leur lot de désagréments. Les informations qui arrivent quotidiennement sont toujours plus nombreuses et appellent un traitement de plus en plus rapide. Pour répondre au défi, il faut avoir un œil avisé, une bonne connaissance des dossiers administratifs en cours et des priorités comme de réelles facultés de synthèse afin de bien traiter les données.
Une des qualités d’assistantes de direction est être à la pointe des outils et des méthodes en étant polyvalente sur plusieurs tâches sur les outils informatiques.
Sang-froid, adaptabilité et capacité à trouver rapidement des solutions
Aucune journée ne se ressemble et lorsqu’une Assistante arrive à son poste de travail le matin avec sa « to do list », elle ne sait pas ce qui l’attend !
Il y a toujours plus urgent que l’urgent et dans ces cas de tension, où il faut défaire ce que l’on a mis tant de temps à mettre en place avec une grand minutie, il ne faut pas paniquer. Le sang-froid et la capacité d’adaptation sont effectivement une qualité essentielle.
Parallèlement il faut être prompt à trouver des solutions en s’adaptant aux contraintes, aux personnalités et aux objectifs. La débrouillardise et la créativité feront le reste.
Organisation et rigueur
L’improvisation n’empêche cependant pas l’organisation et la rigueur, piliers de la fiabilité sur lesquels le Dirigeant a besoin de s’appuyer pour se consacrer sereinement au développement de ses affaires. L’assistante de direction devra donc être bien organisée et devra savoir planifier ses différentes tâches sur son emploi du temps.
Sens du service, discrétion et diplomatie
Le métier d’Assistante de Direction ne peut se concevoir sans un sens du service développé. C’est une fonction de coulisse, où loin des projecteurs, elle doit avoir tout prévu, tout anticipé.
Généralement au fait d’informations sensibles, elle doit conserver une grande discrétion et trouver l’équilibre délicat entre se montrer agréable avec tout le monde et ne rien divulguer en informations confidentielles. Alors qu’elle est très sollicitée, cette posture demande, outre loyauté et droiture morale, quelques sacrifices comme par exemple ne pas partager systématiquement ses déjeuners avec les autres à la cantine !
Diplomate, elle doit également avec habileté et adresse savoir positionner le curseur pour s’affirmer sans s’imposer et obtenir les informations dont elle a besoin pour développer ses contacts et faire aboutir ses dossiers.
Autorité naturelle alliée à une indispensable souplesse
Cela ne se fera pas sans une certaine autorité naturelle, une autorité de compétences qui exclut l’autoritarisme. L’Assistante représente son Dirigeant et doit être au niveau de cette représentation, savoir relancer, refuser, voire exiger pour in fine obtenir ce dont son Dirigeant a besoin.
Une main de fer dans un gant de velours en somme !
Bonne humeur naturelle en toutes circonstances
A ce niveau hiérarchique, la pression et les enjeux qui pèsent sur les décideurs sont énormes. Ils sont impatients, toujours exigeants et souvent avares en compliments. Quand, au prix d’un énorme investissement personnel et d’actions qui relèvent parfois de l’exploit, les assistantes réussissent à obtenir ce qui a été demandé, elles n’ont pas toujours au bout, la reconnaissance qu’elles sont légitimement en droit d’attendre. Il est vain et générateur de frustrations pour elles de rester dans cette attente.
De même, pour ne pas ajouter à la pression, il faut qu’elles sachent laisser leurs problèmes personnels à la maison et afficher, autant que faire se peut en toutes circonstances, une humeur égale de nature à apaiser. Les Dirigeants ont besoin d’être rassurés.
Anticipation, sens de l’analyse et de la synthèse
Agilité, proactivité, hauteur de vue, autant de qualités nécessaires pour que l’Assistante de direction puisse valablement anticiper et ainsi gagner un temps précieux. Cette anticipation est d’autant plus aisée lorsque le binôme Assistante/Dirigeant fonctionne bien et se connait bien.
L’Assistante de direction aura ainsi clairement ce qu’elle doit prioriser. Son sens de l’analyse et de la synthèse fera ensuite le reste pour lui permettre d’identifier les urgences, repérer les points de blocage et mettre en place rapidement des solutions correctives.
Bien d’autres qualités pourraient être mentionnées et développées. La fonction d’Assistante de direction est une fonction dont la complexité est souvent proportionnelle à l’intérêt et celles qui y consacrent leur vie professionnelle et parfois davantage, ne s’imaginent la plupart de temps, pas faire autre chose.