Nouveau poste, Assistantes de Direction comment prendre vos marques

Une prise de poste au sein d’une nouvelle structure est toujours génératrice de stress.
Vous quittez un environnement maîtrisé, où vos compétences sont reconnues, auprès de personnes dont vous avez appris à anticiper les attentes et les réactions, pour plonger dans l’inconnu et vous avez le sentiment que tout est à reconstruire.
Ça n’est pas faux ! Avant de retrouver le « confort » de fonctionnement que vous venez de quitter, vous allez devoir gérer quelques nuits d’insomnie…

Les conseils pour une adaptation rapide

Même si chaque expérience est unique, les quelques conseils de bon sens que je vais vous prodiguer pour pouvoir optimiser cette phase délicate peuvent, me semble-t-il, être appliqués partout, pour tous les postes d’Assistante de Direction :

  • Etre consciente que le dirigeant est ce qu’il est et qu’il ne va pas changer. C’est bien vous qui devrez vous adapter à son mode de fonctionnement et non le contraire. Rien ne sert vouloir lui imposer des outils qui se sont révélé efficaces ailleurs avec d’autres, s’il n’en veut pas. L’adaptation doit être une qualité première chez une assistante.
  • Rester modeste. Les choses fonctionnaient avant votre arrivée et elles fonctionneront aussi après votre départ. Rien ne stresse, voire ne braque plus un dirigeant que lorsque l’on veut changer ses habitudes de fonctionnement.
  • Débuter par une phase d’observation durant laquelle vous repérez qui fait quoi, pourquoi, comment et avec qui. Les interlocuteurs privilégiés de votre Dirigeant par exemple, qu’ils soient internes ou externes, doivent être identifiés rapidement.
  • Aller vers les gens en interne pour vous présenter s’ils ne viennent pas spontanément à vous et glaner ainsi des informations utiles sur le fonctionnement de la structure.
  • Ne pas vouloir compenser trop vite un relatif isolement en nouant des relations qui pourraient se révéler encombrantes par la suite et garder à l’esprit qu’une Assistante de Dirigeant, par la nature des informations qu’elle est amenée à connaître, se doit de garder avec les autres une certaine distance.
  • Trouver le bon dosage entre savoir se faire respecter, faire montre d’une certaine autorité naturelle et conserver avec les gens une proximité, une écoute bienveillante. En effet, le rôle de l’Assistante c’est d’être aussi les yeux et les oreilles de son dirigeant.
  • Bien réaliser que pour les postes les plus complexes, il ne faut pas moins d’une année pour en maîtriser le cycle.
  • Avoir à l’esprit que l’intégration est réussie lorsque le Dirigeant vous accorde sa confiance, une confiance qui ne se décrète pas mais qui se gagne…C’est souvent à ce moment qu’une secrétaire devient une assistante !

Bref, le chemin est long et vous passerez forcément par des périodes de doutes.
Sans pouvoir vous éviter ces moments inconfortables, vous dire qu’ils sont normaux et inévitables en atténuera peut-être le stress…

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