Comment un Dirigeant devrait « accueillir » sa nouvelle assistante pour optimiser sa prise de fonction ?

Lors d’une prise de fonction, on le sait, c’est à l’assistante qu’il appartient de fournir la plus grande part des efforts pour faciliter et accélérer son intégration.
C’est elle en effet qui est la plupart du temps la nouvelle venue, le cas inverse étant beaucoup moins fréquent. Et c’est généralement à l’assistante de s’adapter à son Dirigeant, sa façon de fonctionner, son rythme…et non l’inverse.
Cela dit, pour un résultat optimal, le Dirigeant a sa part du chemin à parcourir.

Introduire l’assistante aux collaborateurs

Même si l’assistante doit, on l’a vu dans un précédent post, aller au-devant des interlocuteurs internes à l’entreprise de son Dirigeant pour se présenter, le Dirigeant peut faciliter cette prise de contact en présentant lui-même sa nouvelle collaboratrice à ses principaux contacts, ce qui donnera à cette dernière une légitimité immédiate plus forte, source d’efficacité et de gain de temps.

Informer l’assistante sur les emplois du temps

Un des rôles primordiaux d’une assistante consiste à fluidifier et optimiser les contacts et le temps de son dirigeant. Cela passe inévitablement par une bonne gestion de l’agenda et il faut en la matière éviter lorsque c’est possible, toutes les sources potentielles d’erreurs comme les agendas papiers ou les doubles agendas par exemple. Par ailleurs, une gestion optimale de l’emploi du temps n’est optimale que pour la personne concernée qui a ses habitudes de fonctionnement et ses préférences. Pour gagner en efficacité et en temps, un Dirigeant devrait informer sa nouvelle assistante sur ces points plutôt que de lui laisser se casser les dents à le deviner.

Montrer sa confiance à la nouvelle venue

La collaboration idéale ne peut outre se concevoir sans l’ingrédient « confiance », or chacun sait que la confiance ne se décrète pas, elle se gagne ! Le baromètre du niveau de confiance qui cimente une relation Dirigeant/Assistante est flagrant dans le mode d’utilisation des mails: certains dirigeants ne donnent pas accès à leurs mails, certains autres ne les transmettent qu’au cas par cas et enfin la dernière catégorie de Dirigeant collabore en toute transparence. Il est évident qu’en fonction de la façon de procéder la plus-value apportée par l’assistante ne peut être la même. Comment peut-elle en effet faire montre d’anticipation ou de discernement lorsque 80% des informations lui échappent ? Un Dirigeant qui accueille une nouvelle Assistante en décidant de ne pas lui ouvrir ses mails, doit être conscient de cela et ne pas attendre en retour une collaboration plus évoluée que les moyens déployés ne le permettent. Non pas que l’Assistante n’en est pas capable, mais elle ne dispose pas en l’état des outils pour cela. Si vous ne mettez pas suffisamment de carburant dans la plus performante des voitures de sport…vous n’obtiendrez pas grand-chose. Pour avoir confiance, le mieux est d’être sûr d’avoir le bon choix lors de l’embauche. L’aide d’un cabinet de recrutement augmente les chances de réussite.

Organiser des points réguliers entre le Dirigeant et l’assistante

Le binôme Dirigeant-Assistante ne peut fonctionner enfin de manière optimale sans une communication suffisante tant en quantité qu’en qualité entre les deux parties. L’idéal consiste à planifier des points récurrents journaliers ou hebdomadaires selon les modes de fonctionnement, que l’Assistante positionnera adroitement dans l’agenda de son Dirigeant et que ce dernier essayera autant que faire se peut, de respecter. Il s’agit là de plages privilégiées d’échanges durant lesquelles le Dirigeant informe des moments forts à venir et des points de vigilance nécessaires. L’Assistante profitera de ces moments pour faire le point sur l’avancement des projets confiés et pour poser toutes les questions importantes à une bonne continuation de son action.

C’est ainsi que, petit à petit, ce couple professionnel s’apprivoise et la confiance aidant, parvient à dépasser un assistanat basique pour s’épanouir dans une collaboration évoluée de réelle proximité, beaucoup plus gratifiante pour l’Assistante et dans laquelle le Dirigeant gagnera indéniablement en confort de fonctionnement et en sérénité.

Vous l’aurez compris, tout ça ne peut se mettre en place en un jour et dépend tellement des personnalités de chacun !

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