Exemple de fiche de poste assistant de direction Présidence / COMEX-CODIR

A ce niveau hiérarchique, la fonction assistanat, en tant que fonction support, fait partie de celles les plus exposées dans l’entreprise.

Le plus souvent en « one to one », il s’agit de fluidifier, faciliter et optimiser le temps et les contacts d’un dirigeant de haut niveau.  Outre les tâches classiques mais non moins complexes que sont la gestion d’agendas, l’organisation de déplacements ou réunions par exemple, la mission d’assistanat est une mission d’interface relationnelle et organisationnelle, comportant un rôle de gestion de l’information dont la quantité et le caractère urgent se sont largement accrus, notamment avec le développement des outils de travail collaboratifs.

Missions principales de l’assistant de direction

De manière générale mais non exhaustive, pour que le dirigeant puisse sereinement se concentrer sur le développement des affaires, l’Assistant :

  • Gère ses agendas (papier éventuellement et électronique) et organise ses rendez-vous internes et externes,
  • Organise ses déplacements professionnels et gère ses notes de frais,
  • Assure son interface interne et externe avec le chauffeur lorsqu’il y en a un, les directeurs et les collaborateurs, les clients importants et les partenaires,
  • Accueille, oriente et renseigne ses contacts,
  • Organise les réunions, conseils et assemblées sur les plans matériel et logistique (invitation/convocations/préparation des salles/accueil et service auprès des participants/interface avec les divers prestataires),
  • Assiste à certaines réunions dont il peut aussi assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions prises,
  • Gère les parapheurs et contrôle l’ensemble des documents soumis à la signature ou à la validation du dirigeant,
  • Filtre les appels entrants et suit sa boite mail,
  • Prépare les tableaux de bord hebdomadaires pour le Comité de Direction,
  • Rédige courriers, comptes rendus et notes,
  • Suit certains dossiers en propre,
  • Traduit ponctuellement des documents en anglais,
  • Assure la coordination au sein d’une communauté d’Assistants,
  • Assure éventuellement certaines tâches relevant d’un assistanat privé.

Les principales qualités d’un assistant de direction

Les qualités nécessaires pour accomplir ce métier complexe sont nombreuses et un Post avait d’ailleurs été consacré à cette thématique en fin d’année dernière.

Pour résumer, paraissent notamment essentiels :

– L’aisance relationnelle,

– Le sang-froid, l’adaptabilité et la capacité à trouver rapidement des solutions,

– L’organisation et la rigueur,

– Le sens du service, la discrétion et la diplomatie,

– L’Autorité naturelle alliée à une indispensable souplesse,

– Une bonne humeur naturelle en toutes circonstances,

– L’agilité et le sens de l’anticipation,

– L’écoute, l’observation et une curiosité naturelle.

Les connaissances et compétences techniques attendues

Les assistants doivent bien sûr posséder d’excellentes capacités rédactionnelles, orthographe comprise…d’analyse et de synthèse. Ils doivent en outre démontrer une réelle aisance en matière d’expression orale.

L’anglais courant est à ce niveau de poste bien souvent un prérequis. Parler et rédiger dans cette langue ne doit la plupart du temps souffrir d’aucunes restrictions.

L’assistant doit enfin maîtriser les outils bureautiques, Office 365 notamment, avec la messagerie Outlook en premier lieu…et savoir faire preuve d’une grande agilité dans le traitement de l’information.

Avec l’avènement du digital, les employeurs exigent de plus en plus des assistants de direction qu’ils soient à l’aise avec les outils collaboratifs et les réseaux sociaux d’entreprise, cela va des agendas partagés aux messageries instantanées, en passant par les plateformes de partage de documents en ligne telles Dropbox, Google Drive, SkyDrive ou encore Oodrive.

Enfin pandémie COVID oblige mais pas seulement, les assistants doivent pouvoir organiser des ConfCall et Visio. Ils doivent pouvoir déterminer l’outil le mieux adapté en fonction des moyens techniques de l’entreprise, du nombre de participants, et des objectifs de la réunion.

Les modalités de recrutement

A ce niveau de poste, le recrutement se fait souvent en interne. Le Président ou le membre du COMEX/CODIX auprès duquel se trouve le besoin a alors repéré une personne répondant à ses critères de recherche au sein de l’entreprise.

Le cas de figure d’un recrutement externe est d’autant plus privilégié lorsque le dirigeant arrive lui-même dans la structure dont il ne connait pas encore les salariés.

Souhaitant légitimement choisir son plus proche collaborateur, c’est le recrutement externe qui est alors favorisé et souvent confié à un cabinet de recrutement, « fusible ou sas utile » entre les RH et le client interne…

 

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