La fonction assistanat est vaste et on y trouve des métiers qui avec un socle commun, présentent néanmoins de réelles particularités et beaucoup de différences.

Même si les dénominations manquent de précision et d’homogénéité, même si la taille des structures et les modes de management qui y sont pratiqués ont une influence sur le contenu des postes, on peut généralement distinguer des différences entre l’assistant de direction et l’office manager et avec des frontières qui restent néanmoins très poreuses :

– L’Assistanat de Département ou de Division, généralement assez opérationnel et comportant souvent une gestion de dossiers et projets,

– L’Assistanat spécialisé : RH-Marketing-Juridique-export…,

– L’Assistanat d’équipe.

Rôle de l’Assistant de Direction

Généralement rattaché à un ou plusieurs Dirigeants, l’assistant de direction a pour principale mission, l’optimisation du temps et des contacts de ses supérieurs par une gestion rigoureuse et agile des agendas et une interface relationnelle interne et externe habile et adaptée.

Rarement impliqué dans le contenu technique ou stratégique des dossiers, il en assure néanmoins le suivi et la transmission. Son rôle est de faciliter le quotidien de ses dirigeants, en les déchargeant de tout problème administratif ou logistique, de manière à ce qu’ils puissent sereinement se consacrer au développement et à l’aboutissement des affaires et dossiers.

En tant que représentant de son ou de ses dirigeants, les contacts que l’Assistant de Direction entretient en interne sont plutôt verticaux et dépendent directement de la fonction et du niveau hiérarchique du ou des supérieurs qu’il assiste.

Rôle de l’office manager

Transversale, opérationnelle et polyvalente sont les termes qui décrivent le mieux cette fonction. Sous l’autorité du chef d’entreprise (PME ou TPE le plus souvent), l’office manager, véritable couteau suisse, assure le fonctionnement de la structure en s’appuyant sur des prestataires extérieurs.

Sa sphère d’intervention est large et on y trouve notamment, outre parfois une partie d’assistanat classique :

La gestion des services généraux : gestion des stocks et commande de fournitures, gestion des contrats avec les prestataires, gestion des parcs téléphonie, IT et auto, suivi des assurances et des baux, …
L’administration du personnel et le support RH : collecte des éléments de paie, relais social, suivi des recrutements et de l’onboarding, suivi des formations, …
Le suivi Comptable et financier : gestion des factures et des paiements, suivi du budget et optimisation des coûts, interface avec le cabinet comptable, …
L’évènementiel et la communication: organisation et coordination des événements internes et externes, animation des réseaux sociaux et du site internet de la société…

Les compétences pour chaque poste

Les compétences requises pour un assistant manager et office manager sont bien différents :

Assistant de direction

Il s’agit d’un rôle de back-office et de coulisse aussi discret qu’efficace, qui requière bien des qualités. Pour n’en citer que quelques-unes :

rigueur
fiabilité
proactivité
anticipation
discrétion
diplomatie
autorité naturelle

Office manager

Pour assurer ce rôle multi casquettes complexe, là aussi, les qualités nécessaires sont nombreuses :

débrouillardise
curiosité
polyvalence

En tant que facilitateur du quotidien, les contacts internes de l’Office Manager sont complètement transverses et concernent tous les niveaux hiérarchiques dans toutes les fonctions de l’entreprise.

Les différences entre les 2 postes

Cela dit concrètement, la scission entre ces deux postes n’est pas toujours évidente en entreprise et il n’est pas rare de trouver un Assistant de Direction dont la fiche de fonction comporte des responsabilités relevant de l’Office Management et inversement un Office Manager assurant pour son Dirigeant, des tâches d’Assistanat de Direction.

Un poste est-il supérieur à l’autre ? Pas forcément !

Quand le passage de l’un à l’autre n’est pas imposé par l’évolution des besoins de l’entreprise, c’est le choix de la posture et les éléments de personnalité qui l’accompagne qui vont trancher : travailler au service d’un dirigeant dans le cadre d’une collaboration dédiée, ou travailler au service de l’entreprise dans son ensemble, en visant une efficacité globale et le bien-être des équipes ?