Les questions lors d’un entretien d’un(e) assistant(e) de direction
Vous avez postulé pour une offre d’emploi pour devenir assistant(e) de direction, et votre CV a été retenu, que ce dernier soit envoyé à un cabinet ou directement à la Direction des Ressources Humaines d’une entreprise.
L’entretien est une phase capitale du processus de recrutement : dans un temps très court, l’Assistant devra donner une image valorisante de lui-même, en tenant compte de la culture de l’entreprise et des attendus (exprimés ou pas) et convaincre qu’il constitue le bon choix !
Préparer son entretien pour devenir assistant(e) de direction
On n’arrive pas les mains dans les poches à un entretien d’embauche, que ce soit un entretien avec les RH, devant un opérationnel ou devant le consultant d’un cabinet. C’est la même chose pour un entretien en visioconférence !
Pour prouver sa motivation et son envie de décrocher le poste d’assistant(e) de direction, il est impératif de travailler sérieusement sa rencontre. Il est impératif de se renseigner en premier lieu sur l’entreprise (que fait-elle exactement, quelle est son histoire, quelles sont ses implantations, ses principaux concurrents, les éléments de sa culture, qui sont les membres de sa Direction…).
Il convient également de se renseigner sur la personne qui va nous recevoir (titre, place dans l’organigramme, ancienneté dans la structure…) L’exercice est assez aisé aujourd’hui avec les outils dont nous disposons, notamment LinkedIn.
Il est important aussi de bien choisir sa tenue et d’être ponctuel.
Les différentes questions que peut vous poser le recruteur
La plupart du temps, l’Assistant devra se préparer à répondre à :
Parlez-moi de vous, présentez-vous
Plusieurs solutions bien sûr pour répondre à cette introduction ouverte, qui toutes doivent être claires, structurées, concises, mais suffisamment précises néanmoins :
- Miser sur ses principales qualités qui illustreront ce que vous êtes, ce que vous avez fait et votre valeur ajoutée pour le poste et l’entreprise.
- Miser sur la description de vos principales réalisations.
- Miser sur une approche chronologique : passé, présent, futur.
Pourquoi postulez-vous chez nous ou à ce poste ? Qu’avez-vous compris de notre besoin ?
En entretien d’embauche, vous avez de grandes chances pour que le recruteur vous interroge sur les raisons qui vous ont poussé à postuler. Rassurez-vous, ce n’est pas une question piège. Le recruteur cherche simplement à vérifier si vous vous êtes renseigné sur le poste, l’entreprise et si vous pourriez correspondre aux valeurs de l’entreprise. Pas facile de répondre de façon honnête et motivante à cette question !
La stratégie la moins risquée consiste à invoquer le double intérêt :
« Je connais votre entreprise et je pense pouvoir prendre plaisir à y travailler tout en contribuant, à mon niveau, à son développement. »
Quelles sont vos motivations, atouts et éventuellement faiblesses pour occuper valablement les fonctions ?
Votre objectif est de montrer au recruteur que vous n’avez pas répondu à l’offre d’emploi par hasard. Illustrez votre réponse d’exemples concrets valorisants. Au-delà du poste qui vous enthousiasme, soulignez le fait que l’entreprise en elle-même vous intéresse : ses valeurs, sa notoriété, son engagement…
Quelles sont vos principales qualités et points d’amélioration identifiés sur un plan plus général ?
Pour marquer des points en entretien d’embauche, vous allez devoir vous dévoiler sous votre meilleur jour. Voici quelques qualités particulièrement appréciées des recruteurs en entretien d’embauche. Il ne faudra bien sûr pas les citer toutes, mais opérer un choix judicieux en fonction de votre interlocuteur :
L’optimisme, l’adaptabilité, la curiosité, le sens de l’équipe et du service, l’aisance relationnelle, la proactivité, le sérieux, l’autonomie, la rigueur…
Il conviendra d’illustrer chaque qualité énoncée par un exemple de mise en situation, plus convaincant que l’énonciation d’un catalogue de qualités.
Concernant les défauts, on est souvent à court d’idées pour la légitime raison de ne pas se saborder ! Le plus simple consiste à opter non pas pour des défauts, mais pour des revers de qualités :
L’ambition, la force de caractère, le besoin de contrôler, l’impatience…
Pourquoi devrions-nous miser sur vous ?
Incontournable de l’entretien d’embauche, la question « Pourquoi vous et pas un autre ? », posée dans 90 % des cas par le recruteur, cette question peut vous désarçonner.
- La réponse est simple lorsque vous possédez une compétence rare (une langue étrangère peu répandue par exemple, la très bonne connaissance du secteur et de ses acteurs…) requise ou représentant un atout pour le poste.
- A défaut de compétences techniques particulières, misez sur la personnalité et les compétences comportementales (les soft skills).
Le plus difficile dans cet exercice est de trouver le juste équilibre : ne pas paraître trop sûr de vous au risque d’agacer, mais assez sûr quand même pour qu’on vous fasse confiance !
Avez-vous des questions ?
Ce n’est pas parce que la question arrive généralement en fin d’entretien d’embauche qu’elle est anecdotique. Le recruteur cherche par ce biais à tester votre motivation sur le poste. Pourtant, peu de candidats préparent suffisamment leurs réponses à cette demande du recruteur.
Il faut bien sûr répondre par l’affirmative sans pour autant préparer 10 questions, mais 2 ou 3 questions pertinentes en regard du déroulé antérieur de l’échange et bien préparées à l’avance, démontreront votre volonté de décrocher cet emploi et pourront faire la différence.
Une fois l’entretien terminé pour devenir assistant(e) de direction
L’entretien se termine, vous êtes pressé d’en finir. Prenez garde à ne pas saborder votre travail en bâclant les dernières minutes, elles sont toutes aussi importantes que les premières.
Rappelez-vous ensuite rapidement au bon souvenir de votre interlocuteur et envoyez-lui un mail de remerciement après l’entretien.
Sans réponse de sa part, n’hésitez pas à le relancer de manière toujours adroite et courtoise, sans faire ressentir votre légitime impatience.